03-082013
关于规范档案管理的通知
集团所属各公司、各部门：
      档案工作是企业基础管理的重要组成部分，目前我集团档案管理仍是一个薄弱环节，部分单位对档案工作不够重视，没有规范的档案管理制度，档案散失现象时有发生。为实现集团公司档案的统一管理，全面规范档案管理工作，确保企业档案的齐全、完整和安全，使档案管理更好地为博瑞集团的经营和发展提供服务，现结合集团公司实际，提出如下目标和要求：
       一、高度重视档案管理，明确专人负责。各公司、各部门要高度重视档案管理工作，负责人要亲自过问，亲自抓，要指定专职或兼职档案员抓好档案资料的收集、整理、归档、移交等工作，有条件的要建立档案室，暂无条件的必须配备铁制档案柜。档案员一旦工作岗位调整，则需重新指定并报集团公司档案室备案，以保持档案工作的完整性和延续性。
      二、明确档案管理内容，及时收集归档。档案管理的内容包括企业在各项工作中形成的具有保存价值的或者与本公司关系密切的各类文件材料、奖章、影像音资料等，如合同、协议、收发的文件、规章制度、会议记录、经营证照、书信、图纸、登记表、报表、凭证、简报、刊物、活动影像资料、荣誉证书、等级证书、会计凭证、人事档案等都属收集归档范围。
      三、加强档案指导工作，做好档案备案。集团公司档案室要做好档案的接收、整理、鉴定、保管和利用服务工作，并加强对各公司、各部门整理归档的指导。各公司、各部门要做到文件办完即整理归档。集团总公司对外签署的合同、协议必须经档案室登记编号后才可用章，并及时交一份给档案室。自2013年3月1日起，各公司对外签署的合同、协议等必须至少留存四份，其中一份交集团公司档案室备案，一份交本单位财务部门，一份交本单位档案室，一份由经办人保管。各公司对外签署的合同、协议要在签订之日起一周内将其中一份及时上交集团公司档案室备案。
      四、强化合同跟踪管理，专人负责落实。合同、协议的签订要严格按照集团公司《关于规范合同管理的通知》（博瑞控股【2012】10号）的要求办理。财务部门要确定专人对每份合同执行情况进行动态的跟踪管理，建立合同台账，对合同按序登记、分类整理，并严格按照合同约定进行收款、付款。特别注意款项类别（如货款、工程款、定金、预付款等）、收付比例和时间等必须与合同约定一致。
      五、严格执行借阅制度，查阅借阅必须登记。公司内部人员查阅重要档案等必须事先经过主要领导审批同意；查阅一般档案资料时必须登记，如需借阅，借出时间一般不得超过五天，必须按期归还，并注意爱惜档案，不得遗失、转借、涂改、毁坏，更不准给无关人员阅读，如违反规定给公司造成损失的，按《档案法》追究法律责任。
     六、健全档案管理制度，实现现代化档案管理。各公司、各部门要大力支持、积极配合做好档案整理归档工作，实现集团公司档案管理工作制度化、规范化、标准化和信息化。要创造条件进行现代化的档案信息管理，创新档案管理手段，通过动态化、数字化模式推进企业档案工作，努力提升集团公司档案工作管理水平，更好地为博瑞集团经济发展服务。
                                                                    
                                                                                      二0一三年二月十九日